När jag berättar att vi är partners till Hubspot, dsv återförsäljare och konsulter som hjälper företag att få leads och affärer (och vem vill inte ha det), med hjälp av Hubspot har jag under många år hört "men Hubspot är för dyrt".

Det är en klassisk invändning som VD:ar och marknadsansvariga jag träffat använt utan att ha riktig kontroll på vad det egentligen innebär. 

Jag kontrar alltid med "men vad jämför du med då?"

Och då blir påståendet inte lika starkt. Eller övertygande. 
Det är lätt att slänga ur sig att något är dyrt, eller hur. Men dyrt i förhållande till vaddå?

Man måste alltid jämför rätt, inte äpplen med päron, och inte ens jämföra med olika äpplen, för att få fram rätt underlag till påståendet.

Är HubSpot för dyrt? Jämför med ert nuvarande CRM

”HubSpot verkar bra, men det är för dyrt.” Det är en rimlig invändning.

Ett CRM ska passa företagets budget och skapa ett värde som motiverar investeringen. Dessutom är abonnemanget bara en del av kostnaden.

Implementation, utbildning och löpande administration behöver också finnas med i kalkylen.

Samtidigt blir jämförelsen missvisande om ni ställer hela kostnaden för HubSpot mot enbart licensavgiften för ert nuvarande CRM.

För att bedöma om HubSpot är för dyrt behöver ni därför besvara två frågor:

1. Vad kostar er nuvarande lösning totalt,
2. Vilka konkreta förbättringar skulle ett byte kunna ge?

Svaret kan bli att HubSpot är rätt nästa steg. Men det kan också bli att ni bör utveckla det ni redan har.

Tycker ni att HubSpot verkar för dyrt jämfört med ditt företags nuvarande CRM? Börja med att jämföra

• vad ni behöver

• vad ni betalar

• och vilket arbete systemen kräver. E

En högre licenskostnad måste kunna motiveras av konkret nytta.

Det viktigaste inför beslutet

Jämför hela kostnaden, inklusive arbete, integrationer och utbildning på båda sidor.

• Ett enklare CRM kan räcka när era behov är tydliga och begränsade.

• Att ersätta ett eget CRM kräver att ni granskar både data och specialfunktioner.

• HubSpots flexibla prismodell skiljer användaråtkomst från förbrukning av vissa funktioner.

Marketinghouse erbjuder stöd med uppsättning och utbildning. Börja med ett avgränsat behov.

Är HubSpot för dyrt för ett mindre B2B-företag?

Om ni främst behöver lagra kontaktuppgifter, följa affärer och skapa enkla rapporter kan ett enklare CRM vara fullt tillräckligt. Då kan en mer omfattande lösning innebära att ni betalar för funktioner som ni sällan använder.

Om sälj och marknad däremot arbetar i separata system, överlämningen av leads kräver mycket manuellt arbete och uppföljningen tar tid, finns det anledning att undersöka en mer sammanhängande lösning.

Det betyder inte att HubSpot automatiskt blir billigare. Ett byte kan innebära en högre löpande kostnad och ändå vara motiverat om det förbättrar arbetet tillräckligt mycket.

Behöver ni däremot koppla samman marknadens arbete, affärsuppföljning och kundservice är det värt att undersöka en gemensam plattform. Beskriv först problemet: dubbelregistrering, svår uppföljning eller information som inte når rätt person.

Arbetar ni med inbound marketing redan som leadsgenererings-strategi behöver ni också bedöma hur kontakterna följs upp efter första intresset. Och planera för en tänkt kundresa från första besök till affär och hur er kommunikation däremellan bör fungera. Räkna på nyttan för era egna processer, inte på funktioner ni kanske aldrig använder.

Vad kostar ert nuvarande CRM totalt?

Börja med att kartlägga dagens kostnader. Ta med sådant som faktiskt finns i er verksamhet:
- Licenser och tillägg.
- Teknisk drift, underhåll och utveckling.
- Integrationer och andra anslutna verktyg.
- Intern administration och användarstöd.
- Manuell överföring av information och sammanställning av rapporter.
- Utbildning och introduktion av nya användare.

Alla företag har inte stora dolda kostnader. Ett välfungerande CRM med få integrationer och tydliga rutiner kan vara både billigt och effektivt.

Skilj också mellan pengar och arbetstid. Om en medarbetare sparar fem timmar i månaden innebär det frigjord kapacitet, men inte automatiskt en lägre lönekostnad.

Värdet beror på vad tiden kan användas till.Er totala CRM-kostnad omfattar både det ni köper och arbetet ni lägger ner. Gör en enkel sammanställning av licenser, drift, support, integrationer och intern tid. Jämför samma kostnadsposter för HubSpot. Och glöm inter räkna in det som:

• marknad använder i digitala verktyg, och att samla ihop data ur utan integrationer
• vad sälj använder för att arbeta med pipeline, offerter, nurturing
• vad ev support om ni har det använder i digitala verktyg, mejl, telefon etc
• vad ledningen efterfrågar i form av rapporter, statistik och ROI

  ---

Om ni har eller funderar på att utveckla ett eget CRM

Ett egenutvecklat CRM kan vara väl anpassat till verksamheten. Det kan stödja särskilda processer som skulle vara svåra att återskapa i en standardplattform.

Men ni behöver också bedöma ansvaret för vidareutveckling och förvaltning:

• Vem åtgärdar fel och hanterar säkerhetsuppdateringar?
• Hur mycket kostar nya funktioner och integrationer?
• Är lösningen dokumenterad?
• Kan fler än en person underhålla systemet?
• Vad händer om en nyckelperson slutar?

Att utvecklingen redan är betald betyder inte att systemet saknar framtida kostnader. Samtidigt är tidigare investeringar i sig inget skäl att byta. Jämförelsen bör handla om kostnader, behov och möjligheter framåt.

För ett eget CRM behöver ni bedöma vem som ansvarar för buggar, säkerhet, dokumentation och nya funktioner. Kontrollera också vad ert avtal säger om källkod och äganderätt.

Egenutveckling kan passa när systemets särskilda funktioner är centrala för er affär.

Läs även vår bloggpost här om vilka risker det ligger i detta:

Frågan här handlar därför om vilket ansvar ni vill behålla. Inför ett byte: skilj på funktioner verksamheten behöver och sådant som bara följt med genom åren.

Om ni har ett enklare standard-CRM

Med ett enklare standard-CRM är frågan ofta om funktionerna fortfarande stödjer ert arbetssätt.

Kan säljarna följa upp affärer utan parallella kalkylblad? Får marknad den information som behövs för relevant kommunikation? Kan ledningen få användbara rapporter utan omfattande handpåläggning?

Om svaret är ja kan det vara klokt att behålla systemet. Om svaret är nej bör ni undersöka om problemen går att lösa med bättre konfiguration, utbildning eller en befintlig integration innan ni planerar ett byte.

Här är frågan vilka behov som saknas, och om de motiverar kostnaden för att byta. Utgå inte från att ett enklare system automatiskt skapar problem. Att ha själva pipeline i excel eller Trello kan tyckas enkelt och billigt men det finns inte så mkt AI i det, GDPR eller automatiseringar, integreringar eller överblick över hela kundresan.

Lista eventuella kompletterande verktyg och manuella moment.

Om de fungerar och kostnaden är hanterbar finns inget självklart skäl att ersätta dem. Om de hindrar uppföljning eller samarbete kan ni jämföra alternativa lösningar.

Vad behöver ni räkna med för HubSpot?

En rättvis kalkyl behöver omfatta både införandet och den löpande användningen.

Abonnemang och användare

Kostnaden påverkas av vilka produkter och abonnemangsnivåer ni väljer, vilka användarlicenser ni behöver och eventuella tillägg. För Marketing Hub kan även antalet marknadsföringskontakter påverka priset. Vissa abonnemang har dessutom en obligatorisk onboardingavgift. Utgå därför från en aktuell offert som motsvarar era behov. HubSpot

Migrering och datakvalitet

Att flytta data innebär ofta mer än att importera en kontaktlista. Ni behöver bestämma vilka uppgifter som ska följa med, hur fält ska kopplas ihop och hur dubbletter, historik och relationer mellan poster ska hanteras.

En välstädad databas kan förenkla införandet. Bristande datakvalitet behöver däremot hanteras oavsett vilket CRM ni väljer.

Konfiguration och integrationer

Pipelines, fält, behörigheter, rapporter och automatiseringar ska anpassas till verksamheten. Integrationer behöver undersökas och testas utifrån vad de faktiskt ska göra.

Skilj på onboarding, praktisk implementation och integrationsarbete när ni jämför offerter. Be om en tydlig beskrivning av vad som ingår.

Utbildning och intern tid

Medarbetarna behöver förstå både verktyget och de nya rutinerna. Räkna därför med utbildning, testning och tid för interna beslut.

Löpande administration

HubSpot behöver också förvaltas. Någon måste ansvara för datakvalitet, användare, behörigheter, rapporter och förändringar i arbetssättet. Det ansvaret kan ligga internt, hos en partner eller delas mellan er.

Ett nytt CRM befriar er alltså inte från administration. Målet är att administrationen ska vara hanterbar och bidra till ett bättre arbetssätt.

En HubSpot-budget behöver täcka abonnemang, användaråtkomst, eventuell förbrukning och själva införandet. Lägg även till utbildning, integrationer och löpande administration. En plattform som underhålls av leverantören kräver fortfarande ansvar för ert eget arbetssätt och er datakvalitet.

Den nya flexibla prismodellen, enkelt förklarad

HubSpots flexibla seats-and-credits-modell skiljer på vilka personer som får använda verktygen och hur mycket vissa funktioner används. 

Den nordiska pilotmodellen och den senare flexibla modellen har olika användarplatser. Kontrollera därför vilken version som gäller i er offert.

Enligt HubSpots har den senare modellen GTM-platser för full åtkomst och Ops-platser för utvalda funktioner inom automatisering, rapportering och administration.

Den nordiska/Benelux-piloten behåller Core- och Front Office-platser. Modellens namn i ert avtal är viktigare än äldre prisexempel. Man köper m a o ett visst antal Credits eller Pay-as-you-go-credits.

Användarplatser ger åtkomst

En användarplats, eller seat, bestämmer vilka verktyg en person kan använda. Utgå från arbetsuppgifterna när ni väljer åtkomst. Alla i organisationen behöver inte samma funktioner.

Credits täcker viss förbrukning

S.k Credits används bland annat för e-postutskick, utförda automatiseringsåtgärder och AI-agenter. Personliga 1:1-mejl från en ansluten eller hostad inkorg är undantagna. Inkluderade credits återställs varje månad; oanvända credits förs inte vidare.

I den nya flexibla modellen debiteras marknadsföringskontakter inte separat., längre, en stor skillnasd!

 De räknas istället inom kontots totala kapacitet för poster. Det betyder inte obegränsad lagring eller obegränsade utskick.

För ett begripligt kostnadsförslag räcker tre underlag som start:

• vilka som ska arbeta i systemet

• hur mycket e-post ni skickar

• och vilka automatiseringar ni behöver.

Be även om villkoren för extra förbrukning. Modellen innebär inte automatiskt att alla företag får lägre kostnad.

När är ett byte motiverat, och när bör ni vänta?

Ett byte kan vara motiverat när ni har återkommande problem som påverkar verksamheten och som är svåra eller kostsamma att lösa i dagens system.

Det kan exempelvis handla om att:

• Leads inte följs upp enligt era rutiner.
• Sälj och marknad saknar en gemensam bild av kunderna.
• Manuell hantering tar betydande tid.
• Viktiga integrationer eller rapporter saknas.
• Det egenutvecklade systemet är svårt att förvalta.

Men ett byte blir lättare att motivera om ni också kan beskriva det önskade resultatet. ”Bättre uppföljning” är en start. ”Alla nya leads ska få en ansvarig och en planerad aktivitet inom en arbetsdag” är ett mål som går att följa upp.

Vänta gärna med ett byte om dagens CRM fungerar bra, behovsbilden är oklar eller ni saknar tid och ansvariga för införandet. Detsamma gäller om problemen främst beror på otydliga processer. De följer annars lätt med in i nästa system.

Hur kan ni begränsa omfattningen och minska risken?

Ni behöver inte förändra allt samtidigt. En avgränsad första fas gör det lättare att hålla kontroll över kostnad, kvalitet och användning.

1. Prioritera de viktigaste processerna. Börja med de problem som har störst påverkan på verksamheten.
2. Kontrollera datan. Bestäm vad som ska flyttas, rensas, sparas eller arkiveras.
3. Testa kritiska integrationer. Kontrollera vilka uppgifter som överförs, åt vilket håll och hur fel hanteras.
4. Genomför en testmigrering. Granska ett representativt urval innan hela databasen flyttas.
5. Inför lösningen i etapper. Börja exempelvis med ett team eller en pipeline.
6. Utse en systemansvarig. Ge personen ett tydligt mandat och avsatt tid.
7. Följ upp innan ni utökar. Bedöm användning och resultat innan fler funktioner läggs till.

Välj också abonnemang utifrån de funktioner ni faktiskt behöver. Kontrollera att de ingår i den nivå ni planerar att köpa.

Ett byte är värt att utreda när ert nuvarande CRM hindrar prioriterade arbetssätt och nyttan med förändringen kan motiveras. Bedöm både kostnaden och vad ni behöver förbättra.

Utred ett byte: när underhåll tar viktiga resurser, information är svår att följa eller kritiska processer saknar stöd.

Vänta: när systemet fungerar, kostnaderna är hanterbara och ett byte ger begränsat mervärde.

Undersök först: när viktiga specialfunktioner eller integrationskrav ännu inte har testats i HubSpot.

Läs mer om vad vi kan bidra med här:

Vi som långsiktig HubSpot-partnerkan diskutera både möjligheter och begränsningar med er nuvarande lösning. Beslutet behöver tåla en saklig jämförelse. 
Och trots att vi är en Hubspotpartner händer det att vi rekommenderar att behålla det ni har, vi är ärliga, transparenta och tar bara fram det vi verkligen tror ni behöver.

Så gör ni bytet hanterbart

Ett avgränsat införande gör det lättare att kontrollera vad som fungerar innan ni går vidare. När standardfunktioner möter era behov kan ni konfigurera dem istället för att fortsätta utveckla motsvarande funktioner själva. Tidsvinsten beror på vad ni faktiskt behöver flytta och anpassa.

Välj ett första mål. Exempelvis gemensam affärsuppföljning för ett team.

Förbered relevant data. Bestäm vilka uppgifter, relationer och historik som ska följa med.

Testa en mindre. Kontrollera data, behörigheter och viktiga integrationer. Bestäm hur ni återgår om testet inte fungerar.

Utbilda och godkänn. Låt användarna prova sina verkliga arbetsuppgifter innan ni byter fullt 

Marketinghouse erbjuder <a href="https://www.marketinghouse.se/hubpsot-tjanster-stockholm">utbildningar och workshops</a> som stöd för arbetet. Praktisk träning kan utgå från det teamet ska göra, istället för att gå igenom varje möjlig funktion.

Säkerhet och GDPR behöver finnas med från början

GDPR-efterlevnad blir inte automatisk genom ett CRM-byte. Granska personuppgiftsbiträdes-avtal, lagringsregion, eventuella dataöverföringar, behörigheter och gallring. Bestäm vem hos er som ansvarar för dessa frågor, och ta juridisk hjälp när det behövs.

Vad bidrar Marketinghouse med?

Vi erbjuder HubSpot-konsulting, teknisk onboarding och utbildning för B2B-företag. Vår uppgift är att hjälpa er koppla uppsättningen till ert arbetssätt och förstå vad som behöver göras.

>Som we HubSpot-partner och CRM-rådgivarekan vi vara ert stöd i både uppstart och fortsatt utveckling. En tydlig ansvarsfördelning och avgränsad plan kan minska onödigt arbete och risken för att ni bygger mer än ni behöver.

Våra tjänster omfattar rådgivning, workshops och projektstöd. Be om en plan som visar första steget, förväntade leveranser och hur ni följer upp nyttan.

Vanliga frågor om kostnad och CRM-byte (FAQs)

Är HubSpot alltid billigare än ett eget CRM?
Nej. Skillnaden beror på era behov, nuvarande kostnader och omfattningen av införandet. Marketinghouse kan hjälpa er att diskutera uppsättning och arbetssätt. Jämförelsen behöver inkludera löpande arbete på båda sidor.

Måste vi flytta allt på en gång?
Nej, ett införande kan delas upp. Vilka delar som kan flyttas separat beror på data och integrationer. Testa först och definiera vilket system som är huvudkälla under övergången.

Kan vårt enklare CRM vara tillräckligt?
Ja. Om det stödjer era processer och ger den uppföljning ni behöver kan det vara rimligt att behålla det. Ett byte bör motiveras av konkreta behov.

Vad händer med specialfunktionerna i vårt eget CRM?
Varje viktig specialfunktion behöver bedömas före bytet. Vissa kan ersättas med konfiguration, andra kräver integration eller särskild utveckling. Utgå inte från att allt går att flytta oförändrat.

Gäller den flexibla prismodellen alla befintliga kunder?

Utgå inte från det. Villkor och paketering kan skilja mellan avtal, äldre abonnemang och den nordiska/Benelux-piloten. Bekräfta med HubSpot eller er partner vilken modell er offert och ert avtal omfattar.

Börja med era behov och en tydlig kostnadsbild

Ni behöver inte bestämma hela framtidens CRM-lösning idag. Börja med det problem som är viktigast att lösa och jämför kostnaden för att lösa det i ert nuvarande system respektive i HubSpot.

Vill du diskutera ett byte från ett eget eller enklare CRM?  Eller bara diskutera ert nuläge med en erfaren CRM och Hubspot-rådgivare. Då kan vi börja med en avgränsad diskussion om uppsättning, utbildning och nästa steg.